God og tydelig kommunikasjon kan legge grunnlaget for prestasjon, godt samarbeid, trivsel og endring, som igjen påvirker resultatet på bunnlinjen. Likevel opplever vi at mange, deriblant oss selv, tar snarveier som leder til utydelighet i måten vi kommuniserer med hverandre på. Ta en titt på begrepene under.
Lagspiller – Ekspert – Talent – Inkluderende – Raus – Fremoverlent – Entusiastisk. Nysgjerrig – Lidenskapelig – Positiv – Engasjert
I tillegg til å være fast inventar på enhver CV og i et hvert selskaps verdier og visjoner har alle disse begrepene en viktig ting til felles; de er unøyaktig, lite spesifikk og uheldig i kommunikasjon.
For noen måneder siden gjennomførte vi en workshop for en ledergruppe. I den sammenheng jobbet vi med å utforske bedriftens verdier og hvorfor disse var viktig å etterleve i hverdagen for å oppnå de målene man hadde satt. En av disse verdiene var «engasjert». For å utfordre gruppen ba vi alle finne frem en lapp. Deretter ble de bedt om å skrive ned hva «engasjert» betydde for den enkelte og hvordan det kunne etterleves i hverdagen.
Resultatet?
Veldig ulike besvarelser og forståelser av hva begrepet egentlig betydde. Thea fulgte opp med å spørre en av deltakerne hva h*n ville gjort om h*n hadde fått beskjed om å være mer engasjert på jobb. Svaret var «jeg aner ikke».
Dagligtale og merkelapper
I hverdagen og dagligtalen bruker vi slike begreper og merkelapper hele tiden. Stort sett er det helt uproblematisk, men eksemplet over illustrerer hvilke utfordringer det kan by på i arbeidshverdagen. Samlebegrepene er effektiv når vi organiserer, kommuniserer og forstår verden rundt oss, men hvis jeg forteller en kollega at jeg setter pris på entusiasmen hennes, forstår hun da hva jeg mener? Har vi samme forståelse? Eller hva skjer om jeg forteller en kollega at h*n er lite engasjert, men denne personen selv over overbevist om at h*n er den mest engasjerte på kontoret? Ikke akkurat starten på en god samtale. Eksempelvis, så vil jeg si at jeg kjenner meg igjen i 10 av de 11 begrepene jeg innledet innlegget med.. men det vil sannsynligvis de aller fleste andre også. Ser du utfordringen?
Utfordrende i endringsprosesser
Det kan gjøre det vanskelig når vi snakker om endrings- og utviklingsprosesser hvor en felles forståelse kan være avgjørende for et vellykket resultat. Hovedsakelig handler det om å kommunisere på en måte som sikrer at vi snakker om det samme og oppnår den samme forståelsen. Det betyr at vi må snakke «atferdsspesifikt» eller sagt på en annen måte; vi må snakke om de tingene vi ser.
Hvis jeg, for eksempel, ber deg beskrive en «håpløs ansatt», hva svarer du da? En som forstyrrer andre, en som ikke bidrar til fellesskapet eller en som glemmer arbeidsoppgaver? Hva hvis jeg ber deg beskrive en «arbeidshest»? Er det en person som jobber mye overtid, tar doble vakter, møter to timer tidligere på morgenen eller handler det om effektivt lederskap? Utfordringen med disse beskrivelsene handler som nevnt om at de varierer fra person til person. Det er også lett å falle i fellen hvor man beskriver arbeidskolleger på denne måten. Spørsmålet er om det egentlig finnes noe konsensus om hva denne personen gjør for å bli beskrevet som «håpløs» eller «arbeidshest».
Atferdsspesifikk
Det er mer hensiktsmessig å beskrive kolleger og ansattes objektive atferd; altså det man kan se, observere og måle. I eksempelet over ville man snakket om den spesifikke atferden som leder til at noen beskrives som, for eksempel, «arbeidshest». I tillegg ville man sikret at atferden kunne observeres og måles. For eksempel kan man definere noen som «hardtarbeidende» hvis vedkommende ankommer jobb før forventet tid og fullfører minst 90% av oppgavene sine hver dag. Begge disse atferdene er målbare og fører til et helt annet beslutningsgrunnlag som er mer nøyaktig enn generell magefølelse eller intuisjon. Det gjør også tilbakemeldinger og effektiv kommunikasjon mellom partene utrolig mye lettere. Tydelig kommunikasjon på sitt beste.
Hva ble vi enig om?
Hvis vi går tilbake til samlingen vi hadde for noen uker siden hvor vi brukte mye tid på å snakke om hva det betyr å være «engasjert». Selv om begrepet er bredt og kan favne om mye, så klarte vi å definere det ned til noe alle kunne være enig om og ikke minst ha samme forståelse for. I dette tilfellet ble «engasjert» blant annet beskrevet som «å lytte aktivt», «å stille åpne spørsmål» og tilstedeværelse på forhåndsbestemte viktige møter og ligende. Derfor, neste gang Thea spør noen i denne gruppen om hva de skal gjøre for å være mer engasjert, så er det ingen tvil om hva det betyr i praksis.
Når det er sagt, så kan nok disse begrepene og merkelappene muligens gi oss en indikasjon, men det er først når vi snakker «atferdsspesifikt» at vi kan finne løsninger og legge et godt grunnlag for prestasjon, godt samarbeid, trivsel, endring og til slutt god inntjening. La oss alle bidra til tydelig kommunikasjon på arbeidsplassen!
Hvis du har behov for tips eller ønsker ønsker å kontakte oss, så kan du følge denne linken.
Eirik Engelsen
Prosessveileder i GROW
Dette innlegget er også publisert i Ledernytt.
