Blogg

Fjernledelse eller lede fra hjemmekontor er naturligvis mye omtalt for tiden, og mange skriver om det og kommer med nyttige tips og råd. Jeg sveiper innom mye av dette, da jeg selv er leder, dette er mitt fag og jeg er nysgjerrig på hva andre flinke folk mener om temaet. Det som slår meg er at det de fleste skriver om, er det samme som skrives om god ledelse generelt. Du må bare gjøre alt litt oftere og helst ennå mer presist. Altså ta fram beste praksis om ledelse og følg oppskriften til punkt og prikke, men gjør alt hyppigere enn tidligere.

SÅ HVA ER BESTE PRAKSIS FJERNLEDELSE?

Det starter vel, som med det meste, med tydelige mål for det vi holder på med. Og da vi mennesker har en tendens til å forholde oss til nåtid i stor grad, så må vi jobbe med å følge opp det vi kan gjøre akkurat nå, nettopp for å oppnå noe veldig bra der fremme. For det er selvfølgelig samtidig viktig at ledere er positive til fremtiden og formidler det. Tenk på alt vi faktisk kan få ut av denne krevende, men spennende og tross alt lærerike tiden.

Så langt det lar seg gjøre bør så mange som mulig være involvert i målprosessen, slik at alle føler eierskap til målene, forstår de, og ser klart hva det innebærer for en selv og for teamet.

For oss i GROW besluttet vi 12.mars at fredagsmøte 13.mars måtte foregå digitalt, og at det måtte handle om: «Hva er vår målsetting for den tiden vi er inni nå, når alt er endret og ingen av våre tidligere planer er gjennomførbare? Hva innebærer dette for den enkelte av oss og for oss som et team?»

Men før vi klarte å svare på de spørsmålene, måtte vi snakke lenge og vel om hvordan vi hadde det. Hva bekymret vi oss for og hvordan så vi på denne situasjonen? Når vi hadde fått ut litt av det kunne vi gå i gang med å bli enige om målet for neste uke og de neste 6 mnd.

Da har vi kommet fram til noen av beste praksis-punktene.

BESTE PRAKSIS FJERNLEDELSE:

Punkt 1: Still spørsmål og lytt til dine medarbeidere. Det gode gamle spørsmålet «Hvordan har du det?» bør brukes hyppigere en noen gang. Også fordi det mest sannsynlig gjøres via en skjerm eller to, og det kan føles mindre genuint. Så gjør det med innlevelse og gjør det ofte.

Punkt 2: Bli enige om mål for denne perioden, og del det opp i uker eller dager. Sikre at alle er enige og med. Her kommer spørsmål som «Hvordan forstår du det? Hva innebærer det for deg? Hva tenker du at det innebærer for de andre på teamet?» veldig godt med.

Punkt 3: Vis tydelig at du tror på fremtiden og at dere vil nå målene som er satt! I tillegg til å tenke kreativt om tiden vi er inne i. Formidle mulighetene som ligger i at rammebetingelser er endret og still spørsmål for å få alle til å tenke i de baner: «Hva kan vi bruke denne tiden til? Hva får vi tid til nå? Hva kan vi lære av dette? Hvordan kan vi benytte det i videre arbeid?»

TYDELIG PLAN FOR HØY GRAD AV GJENNOMFØRING

Det gir engasjement og motivasjon å ha tydelige mål, og det er avgjørende for at teamet skal få til et fruktbart samarbeid og jobbe i samme retning. Så da blir neste skritt å få på plass en tydelig gjennomføringsplan.

Vi i GROW benytter her et konkret verktøy, for å legge inn handlingsplanene, beskrevet som tydelige aksjonspunkter, med frister og hvem som skulle være ansvarlige for de forskjellige oppgavene. Et verktøy som er helt åpent og gjennomsiktig for alle. Alle kan følge med på hva de andre holder på med og hvor de er i løypa. Et viktig prinsipp for å bygge gode team og enda mer nødvendig nå når vi ikke sitter sammen, samhandler og observerer hverandre i arbeidshverdagen.

For ytterligere å ivareta at vi ikke ser hverandre i hverdagen, ble vårt fredagsmøte gjort om til mandagsmøte, onsdagsmøte og fredagsmøte. Altså vi gjør det samme men oftere. På møtene evaluerer vi gjennomføring av planene, snakker om utfordringene vi har møtt på og hvordan vi har eller kan løse de. Det gir oss en følelse av at dette er en felles oppgave selv om hovedansvaret er mitt, de ander bryr seg og gir meg tilbakemelding og dermed inspirerer det til videre gjennomføring.

BESTE PRAKSIS FJERNLEDELSE:

4: Utarbeid gode gjennomføringsplaner, og benytt verktøy som gir så høy grad av gjennomsiktighet som mulig. Evaluer gjennomføring hyppig og anerkjenn innsats ofte og tydelig.mulig. Evaluer gjennomføring hyppig og anerkjenn innsats ofte og tydelig.

MØTESTRUKTUR

Videre bør de digitale møtene ha en struktur på lik linje som fysiske møter, og vi i GROW benytter selvfølgelig GROW-struturen her:

• G: Hva er målet for perioden? Hva er målet med møtet?
• R: Hvordan har vi det nå? Hvor er vi med tanke på gjennomføring?
• O: Hvilke muligheter har vi? Hva mer kan vi gjøre?
• W: Hva velger vi å gjøre og hvordan sikrer vi gjennomføring videre?

I digitale møter er det viktig at alle blir involvert og får taletid. Det er enklere her enn i fysiske møter å melde seg av og ikke si det en mener. Så møteleder må passe på å få alle på banen ved å stille spørsmål, lytte og passe på at de andre lytter til hverandre. Det er viktig med en klar struktur for å sikre at møtene gir den enkelte og oss som team det vi trenger for å holde engasjementet og gjennomføringskraften på et høyt nivå, men i tillegg er det viktig å la folk få prate om det de er opptatt av i denne krevende tiden, så god og klar møteledelse er avgjørende for at det skal oppleves som inspirerende og nyttig.

BESTE PRAKSIS FJERNLEDELSE:

5: Gjennomfør strukturerte, hyppige møter med høy grad av involvering. Still spørsmål som: «Hva tenker du? Hvordan forsto du det som ble sagt nå? Hva mener du om dette? Hva tenker du kan være utfordrende med det? Hvordan vil du løse det? Hva velger du å gjøre? Når skal du gjøre det? Hva trenger du av meg for å få det til? Hvordan vil du at jeg skal følge deg opp?»

HVORDAN VÆRE TILGJENGELIG?

Gjennom denne måten å lede møtene på vil også lederen oppnå at folkene opplever at de blir tatt på alvor og at leder bryr seg om deres situasjon, tanker og ideer. Dette øker i tillegg opplevelsen av at leder er tilgjengelig. Noe som er utfordrende å få til i en tid der vi ikke ser hverandre regelmessig. Men når vi vet at ledere som oppleves som tilgjengelige skaper høyere grad av engasjement og gjennomføring, så nøler vi vel ikke med å ta opp telefon og ringe folkene?! Om det så er kun for å spørre en gang til om hvordan de har det.

En annen måte å sikre opplevelse av tilgjengelighet på er selvfølgelig å svare raskt på alle spørsmål som dukker opp.

BESTE PRAKSIS FJERNLEDELSE:

6: Ring dine medarbeidere og kolleger litt oftere enn du ville gjort ellers. Still spørsmål og lytt. Følg med på hva den enkelte holder på med, bry deg om det, svar raskt på alle spørsmål og gi tilbakemeldinger løpende.

FÅ OVERSIKT – OG DEL DEN

Som leder kan og bør du bidra til ro hos dine medarbeidere i denne stressende situasjonen. Dett kan gjøres ved å følge alle råd fra helsemyndighetene, hold deg oppdatert på anbefalinger, endringer i forskrifter og annet som besluttes løpende av regjeringen. Vær en rollemodell og sikre at dere følger retningslinjene, selv om det koster.

Til sist, men ikke minst, kan vi alle stille oss spørsmålene «Hvordan kan vi bidra til at andre ikke går konkurs? Hvem kan vi samarbeidet med for å løfte hverandre gjennom dette? Hva kan jeg gjøre?».

BESTE PRAKSIS FJERNLEDELSE:

7: Vær en god rollemodell, og gjør det som skal til for å bidra til trygghet!

Heidi Bjerknes
Daglig leder | Konsulent